Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Nautical Wijnalda Molier B.V., handelend onder de naam NWM Crewing, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het NWM Crewing-platform.

Bedrijfsgegevens
Nautical Wijnalda Molier B.V.
Wilhelminastraat 81D
7811 JJ Emmen
KvK-nummer: 42130849

Voor vragen over privacy of voor het indienen van een privacyverzoek kunt u gebruikmaken van het contactformulier op de website. Gebruikers met een account kunnen een verzoek ook indienen via de privacy- en gegevenspagina in hun account.

Rederijen, uitzendbureaus en onderaannemers kunnen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verdere verwerking van gegevens die zij rechtmatig via het platform ontvangen en vervolgens buiten het platform gebruiken.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• maritieme professionals en aflossers;
• stagiairs en personen die een stage zoeken;
• rederijen en hun teamleden;
• uitzendbureaus en onderaannemers;
• vertegenwoordigers van bedrijven;
• kandidaten die door een uitzendbureau of onderaannemer worden toegevoegd;
• bezoekers van de website;
• personen die contact opnemen met NWM Crewing.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop u het platform gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Account- en contactgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• accounttype en gebruikersrol;
• accountstatus;
• bedrijfsnaam en functie binnen een organisatie;
• communicatievoorkeuren.

Authenticatie- en beveiligingsgegevens

• interne gebruikers- en accountnummers;
• status van tweestapsverificatie;
• actieve sessies en beveiligingsstatus;
• technische beveiligings- en auditregistraties;
• registraties van belangrijke handelingen binnen het platform.

Wachtwoorden worden niet leesbaar door NWM Crewing opgeslagen.

Profielgegevens van maritieme professionals

• profielfoto;
• werkervaring;
• gewenste functies;
• vaargebieden;
• beschikbaarheid;
• stagevoorkeur;
• overige gegevens die iemand vrijwillig aan het profiel toevoegt.

Geboortedatum en leeftijdscontrole

Wij verwerken de geboortedatum om op de server te controleren of iemand minimaal 16 jaar oud is en om aanvullende regels voor minderjarige gebruikers te kunnen toepassen.

De geboortedatum wordt niet openbaar getoond en is niet standaard zichtbaar voor rederijen, uitzendbureaus of andere gebruikers.

Personen jonger dan 16 jaar kunnen geen account aanmaken. Voor gebruikers van 16 of 17 jaar kunnen aanvullende voorwaarden en beperkingen gelden.

Bedrijfs- en organisatiegegevens

• bedrijfsnaam;
• adres- en contactgegevens;
• KvK-nummer en btw-nummer;
• organisatietype;
• teamleden en hun bevoegdheden;
• gegevens over schepen, voor zover deze tot een persoon herleidbaar zijn;
• status van een bedrijfs- of bureauaanvraag;
• reden van goedkeuring, afwijzing, opschorting of beëindiging.

Gegevens over opdrachten en bemiddeling

• opdrachten en stageopdrachten;
• beschikbaarheidsperiodes;
• sollicitaties;
• uitnodigingen en voorstellen;
• matches en matchstatussen;
• planningsgegevens;
• bevestigingen en opdrachtgeschiedenis;
• contract- en opdrachtdocumenten;
• communicatie over een opdracht of kandidaat.

Kwalificaties

NWM Crewing kan registreren dat een kwalificatie buiten het platform is gecontroleerd. Daarbij kunnen wij verwerken:

• naam van de kwalificatie;
• status van de controle;
• controledatum;
• geldigheidsdatum;
• identiteit van de controlerende beheerder;
• een beperkte toelichting op de beoordeling;
• datum en reden van intrekking.

Op het platform worden geen kopieën van diploma's, certificaten of vaarbevoegdheden in een documentenwallet opgeslagen.

Een geregistreerde kwalificatie betekent dat NWM Crewing de betreffende informatie op een bepaald moment heeft gecontroleerd. Dit is geen onbeperkte garantie voor de authenticiteit, actuele geldigheid of geschiktheid voor iedere opdracht.

Als NWM Crewing in de toekomst bewijsstukken via een externe procedure laat aanleveren, ontvangt u vooraf informatie over de wijze van aanlevering, toegang, verwijdering en bewaartermijn. Totdat deze procedure is vastgesteld, vraagt NWM Crewing niet om bewijsstukken via het platform te uploaden.

Kandidaten van uitzendbureaus en onderaannemers

Een bevoegd vertegenwoordiger van een uitzendbureau of onderaannemer kan persoonsgegevens van kandidaten invoeren en beheren.

Dit kan gaan om:

• naam en contactgegevens;
• geboortedatum;
• werkervaring;
• beschikbaarheid;
• functies en vaargebieden;
• stagevoorkeur;
• kwalificaties;
• voorstellen, matches en opdrachtgeschiedenis.

Het uitzendbureau of de onderaannemer moet bevoegd zijn om deze gegevens aan NWM Crewing te verstrekken en de kandidaat hierover vooraf informeren.

Wanneer NWM Crewing gegevens niet rechtstreeks van de kandidaat ontvangt, informeren wij de kandidaat uiterlijk bij het eerste rechtstreekse contact en in ieder geval binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Chat en communicatie

Wanneer u de livechat gebruikt, verwerken wij:

• de inhoud van berichten;
• afzender en ontvanger;
• datum en tijdstip;
• ongelezen status;
• het gesprek, de kandidaat, opdracht of match waaraan een bericht is gekoppeld;
• meldingen van misbruik;
• blokkeringen en verzoeken om contact te stoppen.

Bevoegde medewerkers van NWM Crewing kunnen gesprekken inzien als dit noodzakelijk is voor bemiddeling, veiligheid, ondersteuning, onderzoek naar misbruik of behandeling van een klacht of geschil.

NWM Crewing leest gesprekken niet standaard mee. Een beheerder moet een reden voor inzage vastleggen. De inzage wordt geregistreerd in het toegangslogboek en de auditregistratie. De inhoud van het bericht wordt niet in het inzagelogboek of auditlog gekopieerd.

Contact- en ondersteuningsgegevens

Wij verwerken gegevens die u verstrekt via:

• het contactformulier;
• ondersteuningsverzoeken;
• privacyverzoeken;
• klachten;
• meldingen van misbruik;
• overige communicatie met NWM Crewing.

Juridische registraties

Wij kunnen vastleggen:

• welke versie van de gebruikersvoorwaarden u heeft geaccepteerd;
• wanneer en in welke hoedanigheid u akkoord heeft gegeven;
• welke versie van de privacyverklaring aan u is verstrekt;
• de bijbehorende versie- en integriteitsgegevens;
• eventuele afzonderlijke toestemmingen en intrekkingen.

Het verstrekken van een privacyverklaring wordt niet geregistreerd als toestemming voor alle gegevensverwerkingen.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

• het beoordelen en beheren van accounts;
• het controleren van rollen en bevoegdheden;
• het aanbieden en beveiligen van het platform;
• het koppelen van opdrachten en kandidaten;
• het tonen van geschikte kandidaten en opdrachten;
• het verwerken van sollicitaties, voorstellen en matches;
• het beheren van beschikbaarheid en planning;
• het mogelijk maken van communicatie en livechat;
• het controleren en registreren van kwalificaties;
• het behandelen van vragen, klachten en privacyverzoeken;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en beveiligingsincidenten;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen;
• het vastleggen van juridische acceptaties;
• het voeren en verdedigen van juridische claims;
• het verbeteren van de werking en veiligheid van het platform.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Overeenkomst en precontractuele stappen

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om:

• een accountaanvraag te beoordelen;
• het platform aan te bieden;
• een opdracht, sollicitatie, voorstel of match te verwerken;
• afspraken uit te voeren;
• vragen te beantwoorden die betrekking hebben op een mogelijke of bestaande overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang

NWM Crewing heeft gerechtvaardigde belangen bij:

• veilige en betrouwbare bemiddeling;
• het voorkomen van dubbele boekingen en conflicterende beschikbaarheid;
• het beveiligen van accounts en het platform;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik en fraude;
• het oplossen van klachten en geschillen;
• het verbeteren van de dienstverlening;
• het kunnen aantonen welke afspraken en handelingen hebben plaatsgevonden.

Wij wegen deze belangen af tegen de privacybelangen en rechten van betrokkenen.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens verwerken wij omdat NWM Crewing wettelijk verplicht is om deze te bewaren, te controleren of te verstrekken. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de fiscale administratie, privacyverzoeken, beveiligingsincidenten of verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.

Toestemming

Wanneer een verwerking uitsluitend op toestemming is gebaseerd, vragen wij deze afzonderlijk en duidelijk. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd.

Het verwerken van een normaal contact- of ondersteuningsverzoek baseren wij niet automatisch op toestemming, maar op de uitvoering van een overeenkomst, precontractuele stappen of ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden.

6. Welke gegevens moet u verstrekken?

Sommige gegevens zijn nodig om een account aan te maken, een aanvraag te beoordelen of een bepaalde functie te gebruiken. Verplichte velden worden als zodanig aangegeven.

Wanneer u verplichte gegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk:

• geen account aanmaken of goedkeuren;
• geen leeftijdscontrole uitvoeren;
• geen opdracht, sollicitatie of match verwerken;
• geen bedrijfs- of bureauaanvraag beoordelen;
• geen toegang geven tot bepaalde onderdelen van het platform.

Het invullen van aanvullende profielinformatie en het gebruik van de livechat zijn niet altijd verplicht.

7. Matching en geautomatiseerde verwerking

Het platform kan profielgegevens, kwalificaties, beschikbaarheid en opdrachtkenmerken gebruiken om kandidaten en opdrachten te vergelijken of te rangschikken.

Een matchscore of aanbeveling is uitsluitend een hulpmiddel. NWM Crewing, de opdrachtgever, het uitzendbureau, de onderaannemer of de maritieme professional neemt uiteindelijk zelf de beslissing.

NWM Crewing neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen die uitsluitend door een geautomatiseerd systeem worden genomen.

8. Wie kan uw gegevens zien?

Toegang is afhankelijk van de rol en de relatie tot een kandidaat, opdracht of organisatie.

De gebruiker zelf

Gebruikers kunnen hun eigen gegevens en de informatie die voor hun account beschikbaar is bekijken.

NWM Crewing

Alleen bevoegde medewerkers van NWM Crewing kunnen gegevens inzien wanneer dit nodig is voor hun werkzaamheden. Beheerrechten worden beperkt en belangrijke handelingen worden gelogd.

Rederijen

Een rederij kan beperkte profiel-, beschikbaarheids- en kwalificatiegegevens bekijken wanneer dit noodzakelijk is voor het zoeken naar kandidaten, een sollicitatie, voorstel, match of opdracht.

Een rederij krijgt niet automatisch toegang tot alle accountgegevens, geboortedata, interne notities, beveiligingsgegevens of gegevens over andere organisaties.

Uitzendbureaus en onderaannemers

Een uitzendbureau of onderaannemer ziet uitsluitend de eigen organisatie, de eigen beheerde kandidaten en de daarbij behorende voorstellen, matches en communicatie.

De naam, het logo en de contactgegevens van het bureau of de onderaannemer worden voor rederijen afgeschermd zolang bekendmaking niet noodzakelijk is voor de overeenkomst of wettelijk verplicht is.

Gespreksdeelnemers

Deelnemers aan een chat kunnen de berichten en bijbehorende informatie binnen dat gesprek zien.

Dienstverleners

Wij kunnen gebruikmaken van leveranciers voor onder andere:

• hosting;
• databaseopslag;
• authenticatie;
• e-mail;
• beveiliging;
• back-ups;
• technisch beheer.

Deze leveranciers mogen gegevens alleen verwerken voor de afgesproken dienstverlening. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten en beperken wij hun toegang.

Een actuele lijst van verwerkers en subverwerkers kan via het contactformulier worden opgevraagd.

Overheidsinstanties en juridische adviseurs

Wij kunnen gegevens verstrekken wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

NWM Crewing verkoopt geen persoonsgegevens.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag en passende waarborg bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of het gebruik van goedgekeurde modelcontractbepalingen zijn.

Meer informatie over een specifieke doorgifte kan via het contactformulier worden opgevraagd.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Wanneer gegevens uit de actieve omgeving worden verwijderd, kunnen zij nog tijdelijk aanwezig zijn in beveiligde back-ups. Back-ups worden niet gebruikt voor normale toegang. Na een herstel worden eerder vastgelegde verwijderings- en anonimiseringsbesluiten opnieuw toegepast.

Als gegevens noodzakelijk zijn voor een lopend geschil, onderzoek of juridische procedure, kunnen wij deze langer bewaren totdat de zaak definitief is afgerond.

11. Beveiliging

NWM Crewing neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

• beveiligde verbindingen;
• rol- en organisatiegebonden toegangscontrole;
• minimale toegangsrechten;
• tweestapsverificatie voor gevoelige beheerfuncties;
• beveiligings- en auditregistratie;
• afgeschermde databasefuncties;
• back-ups en herstelprocedures;
• periodieke beveiligingscontroles.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsincident handelt NWM Crewing volgens de geldende wettelijke verplichtingen.

12. Bijzondere persoonsgegevens en onnodige gegevens

Het platform is niet bedoeld voor het opslaan of delen van:

• medische of gezondheidsgegevens;
• burgerservicenummers;
• kopieën van identiteitsbewijzen;
• strafrechtelijke gegevens;
• andere bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn.

Plaats dergelijke gegevens niet in een profiel, opdracht, chatbericht of contactformulier.

Wanneer dergelijke gegevens toch worden ontvangen, beoordeelt NWM Crewing of deze veilig moeten worden verwijderd, afgeschermd of op een andere rechtmatige wijze moeten worden behandeld.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

NWM Crewing gebruikt uitsluitend functionele cookies of vergelijkbare browseropslag die noodzakelijk zijn voor:

• het beveiligen van de website;
• het aanmaken en behouden van een inlogsessie;
• het onthouden van noodzakelijke instellingen;
• het goed laten functioneren van het platform.

Op dit moment gebruikt NWM Crewing geen analytische cookies, marketingcookies of technieken waarmee bezoekers over andere websites worden gevolgd.

Voor strikt noodzakelijke technieken wordt geen toestemming gevraagd. In de cookieverklaring wordt vermeld welke cookies en vergelijkbare technieken daadwerkelijk worden gebruikt.

Wanneer NWM Crewing in de toekomst analytische of marketingtechnieken wil gebruiken waarvoor toestemming verplicht is, worden deze pas geladen nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven.

14. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de omstandigheden, het recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• aanvulling van onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming;
• informatie over de manier waarop uw gegevens worden gebruikt;
• menselijke beoordeling wanneer sprake zou zijn van een uitsluitend geautomatiseerd besluit.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer een wettelijke uitzondering van toepassing is. Wij leggen dan uit waarom.

U kunt een verzoek indienen:

• via de privacy- en gegevenspagina in uw account;
• via het contactformulier op de website;
• schriftelijk via het adres van Nautical Wijnalda Molier B.V.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan geïnformeerd.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs als verificatie op een minder ingrijpende manier mogelijk is.

Een privacyverzoek is in beginsel kosteloos.

15. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

NWM Crewing kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens verandert.

De actuele versie staat altijd op de website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij gebruikers via het platform of per e-mail informeren.

Oudere versies en de datum waarop deze zijn aangeboden, kunnen worden bewaard om te kunnen aantonen welke informatie op een bepaald moment van toepassing was.

17. Contact

Voor vragen, klachten of verzoeken over privacy kunt u contact opnemen via het contactformulier op de website of via de privacy- en gegevenspagina in uw account.

U kunt ook schriftelijk contact opnemen:

Nautical Wijnalda Molier B.V.
T.a.v. Privacy NWM Crewing
Wilhelminastraat 81D
7811 JJ Emmen